Útmutató kezdő rendezvényszervezőknek (x)

A rendezvényszervezés számos kihívást tartogat magában, hiszen a feladat kifejezetten felelősségteljes. Milyen tippeket érdemes megfogadni, ha kezdőként csöppentünk ebbe az izgalmas világba? Alábbi cikkünkben pontosan bemutatjuk a legfontosabb alapelveket, melyeket mindenképp ajánlott szem előtt tartani!

Legyen a célközönség a kiindulópontunk!

Ismerjük meg a lehető legpontosabban a célközönségünket, hiszen csakis így találhatjuk ki, hogy mit is várnak el a rendezvényünktől. Milyen programok vonzzák őket leginkább? Milyen hosszú eseményen vennének részt legszívesebben? Milyen előadók arathatnak osztatlan sikert a köreikben? Ezekre a kérdésekre tanácsos minél precízebb válaszokat keresni a neten való kutatással és akár kérdőívek készítésével is.

Az esettanulmányok átnézésére és a közösségi médiában való böngészésre is célszerű időt fordítani. Olvashatunk hasonló rendezvényekről készült újságcikkeket is, a közösségi médiában pedig az eseményekkel kapcsolatos kommentekből tanulhatunk sokat.

Ne feledkezzünk meg a jogszabályok betartásáról!

Ha olyan rendezvényt szervezünk, amelyre akár 1000-nél is több fő érkezhet, akkor már a szakhatósággal is kötelező egyeztetnünk. Ezenkívül pedig még számos olyan szabály létezik, amelyre kezdő rendezvényszervezőként még csak nem is gondolnánk. Amennyiben nem felelünk meg a jogszabályoknak, annak súlyos bírság lehet a vége, ráadásul a vendégeink szórakozását is tönkretehetjük.

Kép forrása: Shutterstock

A fent említett esetben mindenképp tanácsos biztonsági cég segítségét kérni. Egy megbízható, tapasztalt partner egyrészt profi biztonsági őrökkel gondoskodik a rend megőrzéséről, másrészt a hatóságokkal is egyeztet, hogy jogi szempontból minden kritériumnak maradéktalanul megfeleljünk. Természetesen egy biztonsági cég felbérlése némileg megemeli a kiadásainkat, de hatékony védelem nélkül pillanatok alatt porig rombolhatjuk a presztízsünket.

Dolgozzunk ki egy precíz költségvetést!

Hasraütésszerű becslések helyett határozzuk meg fillérre pontosan, hogy mekkora keret áll a rendelkezésünkre. Legyen szó a catering megszervezéséről vagy a rendezvénybiztosításról, kérjünk több különböző cégtől is ajánlatot. Ugyanis előfordulhat, hogy egyes cégekkel jóval kedvezőbb áron szerződhetünk, az így megtakarított összeget pedig rendezvényünk fejlesztésére fordíthatjuk, vagy félre is tehetjük a következő alkalomra.

Használjuk tudatosan a marketinget!

Rendezvényszervezőként tudnunk kell, hogy profi marketing nélkül csak nagyon kevés emberhez juthat el az eseményünk híre. Éppen ezért tanácsos célzott hirdetésekkel megszólítani a közönségünket. Azonban ha még nincs tapasztalatunk a hirdetési kampányok készítésében, akkor bízzuk szakképzett marketingesekre a feladatot, hogy a befektetett pénzünk garantáltan megtérüljön.

Készítsünk kérdőívet a rendezvényünk színvonalával kapcsolatban!

Állítsunk össze egy rövid, kb. 5-10 kérdést tartalmazó kérdőívet, amelyből megtudhatjuk, hogy mennyire voltak elégedettek a résztvevők. A rendezvény után néhány asszisztens segítségével megkérhetjük a vendégeket, hogy töltsék ki a kérdőívet a tableteken, de akár a klasszikus papír és toll kombónál is maradhatunk. Ha pedig előzetesen feliratkoztak a rendezvényünkre, akkor e-mailben is kiküldhetjük a kérdőívünket.

A legjobb döntés, ha egy 1-től 10-ig terjedő skálán kell pontozniuk, hogy mennyire tetszettek nekik az előadások, vagy éppen túl hosszú, esetleg túl rövid volt-e az eseményünk. A kérdőívezés azért is remek technika, mert nemcsak rengeteg hasznos információt nyerhetünk általa, hanem a közönségünk számára is jelezzük, hogy valóban fontos a véleményük.

Ha rendezvényszervezésre adjuk a fejünket, fogadjuk meg bátran a fenti tippeket. Persze a legtöbbet a gyakorlatban tanuljuk majd, de a tudatos felkészülésnek köszönhetően sokkal hamarabb elsajátíthatjuk a szakma rejtelmeit, illetve elkerülhetjük a kezdők körében gyakori szarvashibákat is. Tegyünk meg mindent a résztvevők elégedettsége érdekében, és hozzuk ki a maximumot minden egyes rendezvényünkből!

Fizetett tartalom (x)